음식점 재고표는 품목 이름과 남은 수량을 적는 목록에서 끝나면 활용하기 어렵다. 같은 식재료가 냉장고와 창고에 나뉘어 있거나, 한 직원은 박스로 입력하고 다른 직원은 개수로 입력하면 숫자가 있어도 비교할 수 없기 때문이다. 실무에서 먼저 정할 것은 복잡한 함수가 아니라 품목명, 보관 위치, 단위, 확인 시점이다.
이 글에서는 Google 스프레드시트에 기준정보와 재고현황 두 탭을 만들고, 실제 조사 결과를 한 행씩 입력하는 방법을 설명한다. 예시는 이해를 위한 가상 데이터이므로 매장의 실제 품목과 단위로 바꿔야 한다.
재고표를 만들기 전에 세 가지 기준을 정한다
첫째, 같은 품목을 한 이름으로 적는다. 양파, 깐양파, 양파(손질)이 실제로 다른 구매·보관 단위라면 각각 별도 품목으로 두고, 같은 물건을 직원마다 다르게 부르는 것이라면 표준품목명 하나로 통일한다.
둘째, 기준단위를 정한다. 1박스는 납품처에 따라 내용량이 달라질 수 있으므로 재고조사 때 계속 사용할 단위를 선택한다. kg, g, L, ml, 개, 봉처럼 수량과 함께 읽었을 때 의미가 분명한 단위가 좋다. 박스를 유지해야 한다면 기준정보에 박스 규격을 별도로 메모한다.
셋째, 보관구역 이름을 고정한다. 냉장고, 주방 냉장고, 냉장 1번을 섞지 말고 냉장1, 냉장2, 냉동1, 건식창고처럼 현장에서 바로 찾을 수 있는 명칭을 정한다.
1단계: 기준정보 탭을 만든다
새 스프레드시트를 열고 첫 번째 탭 이름을 기준정보로 바꾼다. 다음 열을 만든다.
| 품목ID | 표준품목명 | 보관구역 | 기준단위 | 사용여부 | 메모 |
|---|---|---|---|---|---|
| ING-001 | 양파 | 건식창고 | kg | 사용 | 손질 전 기준 |
| ING-002 | 우유 | 냉장1 | L | 사용 | 제품 표시사항 확인 |
| ING-003 | 냉동새우 | 냉동1 | 봉 | 사용 | 봉 규격 별도 확인 |
품목ID는 이름이 바뀌어도 같은 품목을 찾기 위한 고유값이다. ING-001처럼 간단한 규칙을 정하고 중복되지 않게 부여한다. 삭제가 필요한 품목은 행을 지우기보다 사용여부를 중지로 바꾸면 과거 기록과 연결하기 쉽다.
보관구역과 기준단위도 이 탭에서 목록으로 관리한다. 품목마다 복수의 보관 위치가 있다면 실제 조사 기준에 맞춰 품목ID를 위치별로 나누거나, 재고현황에서 같은 품목을 위치별 행으로 기록한다. 어느 방식을 쓰든 한 번 정한 규칙을 일관되게 적용해야 한다.
2단계: 재고현황 탭에 8개 열을 만든다
두 번째 탭을 만들고 이름을 재고현황으로 정한다. 기본 열은 다음과 같다.
| 품목ID | 표준품목명 | 보관구역 | 기준단위 | 현재수량 | 최종확인일 | 담당자 | 상태 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| ING-001 | 양파 | 건식창고 | kg | 8.5 | 2026-08-06 | 김담당 | 확인완료 |
| ING-002 | 우유 | 냉장1 | L | 6 | 2026-08-06 | 이담당 | 확인완료 |
| ING-003 | 냉동새우 | 냉동1 | 봉 | 3 | 2026-08-06 | 김담당 | 재확인 |
현재수량에는 숫자만 넣고 단위는 기준단위에 둔다. 5kg, 약 3봉처럼 문자와 숫자를 한 셀에 섞으면 합계나 비교가 어렵다. 완전히 세기 어려운 품목의 소수 입력 여부도 미리 정한다. 예를 들어 kg은 소수 첫째 자리까지, 개수는 정수만 입력하는 식이다.
최종확인일은 파일을 수정한 날짜가 아니라 사람이 현물을 확인한 날짜다. 담당자는 누가 숫자를 확인했는지 남기는 항목이며, 상태는 확인전, 확인완료, 재확인처럼 최소한으로 구성한다.
3단계: 드롭다운으로 입력값을 제한한다
Google Sheets에서는 드롭다운을 만들어 정해진 값 중 하나를 선택하게 할 수 있다. 상태 열을 선택한 뒤 데이터 유효성 검사 또는 드롭다운 메뉴에서 확인전, 확인완료, 재확인을 등록한다. 담당자도 고정 인원이 입력한다면 담당자 목록을 드롭다운으로 만들 수 있다.
보관구역과 기준단위는 기준정보 탭에 있는 목록과 같은 값을 사용한다. 중요한 점은 색보다 값 자체다. 완료, 확인 완료, 확인완료가 서로 다른 값으로 쌓이면 필터 결과가 나뉜다. 선택지는 짧고 겹치지 않게 만들고, 새 상태가 필요할 때는 담당자가 기준정보부터 수정한다.
4단계: 표 형식과 필터를 적용한다
머리글을 포함한 범위를 선택해 표 형식을 적용하면 열별 구조를 유지하면서 데이터를 관리하기 쉽다. 표 기능을 사용하지 않더라도 첫 행을 고정하고 필터를 켜 둔다. 그러면 냉동1만 보거나 재확인 상태만 골라 볼 수 있다.
필터로 확인할 대표 질문은 다음과 같다.
- 오늘 날짜가 아닌 재고가 남아 있는가
- 담당자가 비어 있는 행이 있는가
- 기준단위 없이 수량만 입력된 품목이 있는가
- 같은 품목ID와 보관구역이 중복되었는가
재확인상태인데 후속 확인이 끝나지 않은 항목이 있는가
5단계: 실제 품목 10개로 시범 운영한다
처음부터 모든 식재료를 옮기기보다 회전이 잦은 품목 10개를 고른다. 두 사람이 같은 시간대에 별도로 수량을 확인하고 차이가 나는 항목을 찾는다. 차이가 생겼다면 사람의 실수라고 끝내지 말고 원인을 기록한다. 단위가 모호했는지, 보관구역이 둘이었는지, 개봉 제품의 수량 기준이 달랐는지 살펴본다.
시범 조사 후에는 기준정보를 고친다. 예를 들어 한 봉의 규격이 여러 종류라면 품목을 규격별로 분리하고, 일부 사용한 포대의 수량을 계속 추정해야 한다면 kg처럼 측정 가능한 단위로 바꾼다.
재고조사 때 사용할 현장 순서
- 조사 시작 전에 입고와 사용 기록의 기준 시점을 정한다.
- 담당자별 보관구역을 나누고 같은 위치를 중복 조사하지 않는다.
- 품목 라벨과 품목ID를 대조한다.
- 정해진 기준단위로 현재수량을 입력한다.
- 확신하기 어려운 값은 임의로 확정하지 않고
재확인으로 남긴다. - 담당자와 최종확인일의 빈칸을 확인한다.
- 조사 종료 후 재확인 항목만 다시 필터링한다.
자주 생기는 오류와 수정 방법
수량에 단위를 함께 쓰는 오류는 현재수량 열을 숫자 형식으로 지정해 예방한다. 품목명이 제각각인 문제는 자유 입력을 줄이고 품목ID를 기준으로 선택하게 한다. 어제 수량을 복사한 뒤 날짜만 바꾸는 방식은 현물 확인 기록이 아니므로 피한다.
수량이 0인 품목도 행을 삭제하지 말고 0으로 남긴다. 빈칸은 미확인인지 재고가 없는지 구분할 수 없지만, 0은 확인 결과가 명확하다. 다만 수량이 적다는 이유만으로 자동 발주량을 확정하지 않는다. 발주기준과 확정주문량은 별도의 발주표에서 매장 판매량과 납품주기에 맞춰 관리하는 편이 안전하다.
최종 점검표
- 품목마다 중복되지 않는 품목ID가 있는가
- 표준품목명, 보관구역, 기준단위가 통일되어 있는가
- 현재수량에는 숫자만 입력되어 있는가
- 최종확인일이 실제 조사일을 뜻하는가
- 담당자와 상태가 비어 있지 않은가
- 재확인 항목을 다시 볼 수 있는가
- 사용 중지 품목의 과거 기록이 유지되는가
재고표의 목적은 많은 데이터를 모으는 것이 아니라 같은 기준으로 현물을 확인하게 만드는 데 있다. 8개 열로 시작하고, 실제 조사에서 반복되는 문제가 확인될 때만 열을 추가하면 관리 부담을 낮추면서 기록의 일관성을 유지할 수 있다.
공식 출처
최종 확인일: 2026-08-06