식자재 발주표에서 가장 위험한 혼동은 계산된 필요량과 실제로 주문하기로 확정한 수량을 같은 값처럼 다루는 것이다. 현재고가 적더라도 다음 납품 일정, 예약, 남은 영업일, 이미 주문한 물량에 따라 최종 주문량은 달라질 수 있다. 따라서 시트가 제안하는 값과 사람이 확인한 값을 분리해야 한다.
이 글에서는 현재고·발주기준·필요량·확정주문량·거래처·발주상태·입고예정일의 7개 핵심 열을 중심으로 기본 발주표를 만든다. 예시 수량은 설명을 위한 가상 값이며, 실제 발주기준은 매장의 판매 기록과 납품주기를 바탕으로 운영자가 정해야 한다.
기준값과 확정값을 먼저 구분한다
현재고는 최근 재고조사에서 현물을 확인한 수량이다. 발주기준은 매장이 품목별로 정한 검토 기준이며, 모든 매장에 공통으로 적용되는 숫자가 아니다. 필요량은 현재고와 발주기준을 비교해 계산한 참고값이다. 확정주문량은 예약, 기존 주문, 포장 규격 등을 확인한 사람이 실제 주문 대상으로 확정한 값이다.
예를 들어 발주기준이 12이고 현재고가 5라면 단순 필요량은 7이다. 하지만 한 박스가 4단위라면 실제 주문 포장과 맞지 않을 수 있다. 이때 필요량을 곧바로 주문량으로 보내지 않고 확정주문량에 사람이 검토한 값을 입력한다.
발주표의 기본 열을 만든다
품목을 정확히 찾기 위해 7개 핵심 열 앞에 품목ID와 표준품목명을 둔다.
| 품목ID | 표준품목명 | 현재고 | 발주기준 | 필요량 | 확정주문량 | 거래처 | 발주상태 | 입고예정일 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| ING-001 | 양파 | 5 | 12 | 7 | 8 | 예시상사 | 검토완료 | 2026-08-07 |
| ING-002 | 우유 | 10 | 10 | 0 | 0 | 예시유통 | 주문안함 | |
| ING-003 | 냉동새우 | 2 | 6 | 4 | 0 | 예시수산 | 검토필요 |
현재고와 발주기준은 반드시 같은 단위여야 한다. 한쪽은 kg이고 다른 쪽은 박스라면 필요량 계산 결과에 의미가 없다. 기준단위 열을 추가해 재고표와 같은 값을 가져오면 검토하기 쉽다.
필요량은 발주기준-현재고를 기본으로 계산하되 음수가 되면 0으로 표시할 수 있다. 다만 이 수식은 참고용이다. 이미 주문한 미입고 물량이나 품질 확인이 필요한 재고가 있다면 별도 열을 추가한 뒤 기준을 재정의해야 한다.
확정주문량은 사람이 입력한다
확정주문량을 수식으로 자동 채우면 검토하지 않은 값이 주문값처럼 보일 수 있다. 이 열은 담당자가 다음 항목을 확인한 뒤 직접 입력하도록 둔다.
- 현재고 확인 시점이 최신인가
- 같은 품목의 주문이 이미 진행 중인가
- 거래처의 최소 주문 단위와 포장 규격을 확인했는가
- 입고예정일이 실제 사용 시점과 맞는가
- 예약이나 휴무처럼 평소와 다른 일정이 있는가
- 대체 품목 또는 거래처 변경이 필요한가
확정주문량이 0이라면 빈칸과 구분한다. 0은 검토 후 주문하지 않기로 한 값이고, 빈칸은 아직 검토하지 않은 값으로 정할 수 있다.
발주상태 드롭다운을 설정한다
상태값은 작업 흐름을 반영해야 한다. Google Sheets 드롭다운에 다음 값을 등록한다.
| 상태 | 의미 | 다음 처리 |
|---|---|---|
| 검토필요 | 수량 또는 일정 확인 전 | 담당자 검토 |
| 검토완료 | 확정주문량 입력 완료 | 주문 전 교차 확인 |
| 주문완료 | 거래처에 주문 전달 완료 | 입고 대기 |
| 변경필요 | 주문 후 수정 사항 발생 | 거래처와 재확인 |
| 입고완료 | 실제 입고 확인 완료 | 입고 기록 연결 |
| 주문안함 | 검토했으나 주문하지 않음 | 사유가 필요하면 메모 |
발주함, 완료처럼 뜻이 겹치는 값을 함께 쓰지 않는다. 상태를 변경한 사람과 시각이 중요하다면 상태변경일시, 담당자 열을 추가한다.
조건부 서식으로 확인 대상을 표시한다
조건부 서식은 조건에 맞는 셀이나 행의 표시 형식을 바꾸는 기능이다. 색은 판단을 대신하지 않지만 누락된 행을 찾는 데 도움이 된다.
첫 번째 규칙은 필요량이 0보다 큰데 확정주문량이 빈칸인 행을 표시하는 것이다. 두 번째는 발주상태가 주문완료인데 입고예정일이 비어 있는 행이다. 세 번째는 입고예정일이 지났는데 상태가 입고완료가 아닌 행이다.
색만으로 의미를 전달하지 말고 상태 텍스트를 함께 유지한다. 같은 색을 여러 의미로 사용하지 않고, 규칙 수를 최소화한다. 서식이 예상대로 동작하는지 가상 행을 넣어 시험한 뒤 삭제한다.
주문 전에는 두 사람이 같은 항목을 본다
발주 담당자가 확정주문량을 입력한 뒤 다른 사람이 교차 확인할 수 있다면 다음 순서로 검토한다.
- 검토필요 상태만 필터링해 빈 항목을 처리한다.
- 품목ID와 표준품목명을 확인한다.
- 현재고의 최종확인일과 기준단위를 확인한다.
- 필요량과 확정주문량이 다른 행의 이유를 확인한다.
- 거래처, 포장 단위, 입고예정일을 확인한다.
- 주문 전달 후에만 상태를
주문완료로 바꾼다. - 주문 메시지나 거래처 확인 기록이 필요하면 링크를 남긴다.
한 사람이 운영하는 매장이라면 즉시 주문하지 않고 필터된 목록을 한 번 더 읽는 짧은 검토 단계를 둔다. 중요한 것은 검토완료와 주문완료를 같은 상태로 취급하지 않는 것이다.
입고가 끝날 때 발주표를 닫는다
물품이 도착하면 발주표의 주문 수량만 보고 입고완료로 바꾸지 않는다. 실제 입고 수량과 검수결과를 입고 기록표에 남기고, 연결된 기록을 확인한 뒤 상태를 변경한다. 수량차이나 반품이 있으면 변경필요 또는 별도 예외 상태로 남겨 후속조치가 사라지지 않게 한다.
지난 발주 행을 매번 삭제하면 주문 이력을 확인하기 어렵다. 날짜나 발주회차를 추가해 누적 기록으로 보관하거나, 주별 시트를 복제하되 원본과 확정본을 구분한다. 어떤 방식이든 진행 중 발주와 종료된 발주를 필터로 나눌 수 있어야 한다.
발주표 최종 점검표
- 현재고와 발주기준의 단위가 같은가
- 현재고의 확인 날짜가 최신인가
- 필요량과 확정주문량이 별도 열인가
- 확정주문량 빈칸과 0의 의미가 구분되는가
- 거래처와 입고예정일이 확인되었는가
- 검토완료와 주문완료 상태가 분리되어 있는가
- 주문완료 후 실제 입고 기록과 연결되는가
- 조건부 서식 밖에서도 상태 텍스트를 이해할 수 있는가
좋은 발주표는 주문량을 대신 결정하는 표가 아니라 결정에 필요한 값을 한곳에 모으고, 누가 어느 단계까지 처리했는지 보여주는 표다. 계산값과 확정값을 분리하고 상태 전환 규칙을 지키면 주문 전후에 무엇을 확인해야 하는지 분명해진다.
공식 출처
최종 확인일: 2026-08-06